Jeder Mieter bezahlt seine Nebenkosten monatlich per geschätzte und festgesetzte Abschläge. Einmal im Jahr erfolgt seitens des Vermieters die Abrechnung aller Nebenkosten, es werden die Vorauszahlungen gegen den tatsächlichen Verbrauch aufgerechnet. Das Ergebnis ist die Nebenkostenabrechnung, zu welcher der nachfolgende Beitrag informieren möchte.
Die Nebenkostenabrechnung verständlich erklärt
Ein Vermieter ist vom Gesetzgeber angehalten, jedes Jahr einmal seinem Mieter eine Nebenkostenabrechnung in Schriftform zu überreichen, sofern dieser monatliche Abschlagszahlungen für entstehende Kosten leistet. Der Hauseigentümer hat dabei auf Mindestinhalte zu achten, dazu zählen:
- Die exakte Benennung des Zeitraums der Abrechnung.
- Der geltende Verteilerschlüssel.
- Gesamtkosten als komplette Aufstellung.
Prinzipiell muss eine Nebenkostenabrechnung für den Mieter nachvollziehbar, transparent und leicht verständlich verfasst sein. Die bisher geleisteten Vorauszahlungen müssen nach gesetzlicher Vorschrift den Gesamtkosten gegenübergestellt werden. Es ist dabei nicht erforderlich, dass der Vermieter die Abrechnung mit Belegen zu einzelnen Abrechnungsposten überreicht. Er muss dem Mieter jedoch auf Anfrage Einsicht in die entsprechenden Rechnungen gewähren.
Welche Positionen dürfen in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt sein?
Ein Vermieter kann, der Betriebskostenverordnung entsprechend, nicht alle Kosten auf den Mieter umlegen, die bei vermieteten Objekten entstehen. Umlagefähig sind gemäß BetrKV § 2 nachfolgende Posten:
- Grundsteuer.
- Alle Kosten zur Wasserversorgung inklusive Grundgebühr, Wasserzähler und Wartung.
- Abwasserkosten
- Heizkosten mitsamt Wartung beziehungsweise Reinigung der Anlage.
- Warmwasserversorgung. Diese kann als separater Posten in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden, wenn sie nicht bereits in den Positionen Heizkosten oder Wasser enthalten ist.
- Ist das Mietobjekt mit einem Aufzug ausgestattet, können die anteiligen Kosten in der Nebenkostenabrechnung positioniert werden.
- Müllabfuhr und Straßen- respektive Gehweg-Reinigung vor dem Grundstück.
- Reinigungskosten für gemeinschaftlich genutzte Gebäude-Anteile wie Treppenhaus.
- Kosten für Gartenpflege, die Beleuchtung von allen Mietern zugänglichen Hausteilen und Schornstein-Reinigung.
- Anteilige Kosten für Haftpflicht- und Sachversicherungen.
Zu dieser Auflistung können je nach Objekt weitere Positionen hinzukommen.
Zu beachtende Fristen bei der Nebenkostenabrechnung
Der Vermieter ist verpflichtet, seinem Mieter die Nebenkostenaufstellung für jeweils eine Abrechnungsperiode von maximal 12 Monaten vorzulegen. Die Abrechnung muss schriftlich und zum Ende des vorgegebenen Zeitraums erfolgen. Prinzipiell darf die Abrechnungsperiode ein Jahr nicht übersteigen, wird die Frist nicht eingehalten, kann der Vermieter seine Forderungen eventuell nicht mehr vollumfänglich durchsetzen.
Der Mieter muss die aus der Nebenkostenabrechnung gegebenenfalls resultierenden Nachforderungen innerhalb von 30 Tagen begleichen. Der Vermieter kann bei hohen Summen Ratenzahlung einräumen, eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht aber nicht. Gleichwohl hat der Mieter das Recht, alle in der Abrechnung aufgeführten Posten zu überprüfen und vom Vermieter dazu Einsicht in Rechnungsbelege zu verlangen. Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung kann ein Mieter bis zu 12 Monate nach Erhalt einlegen. Eventuell unberechtigte und bereits bezahlte Forderungen müssen vom Vermieter retourniert werden. Für den Mieter gilt ebenso wie für den Vermieter: Wird die Einspruchsfrist nicht wahrgenommen, verfällt auch bei gerechtfertigten Reklamationen das Recht auf Widerspruch.
Steht einem Mieter eine Rückzahlung zu, ist diese vom Vermieter innerhalb eines Monats auszuführen.
Als Mieter auf Fehler in der Nebenkostenabrechnung achten
Der Deutsche Mieterbund geht davon aus, dass in jeder zweiten Abrechnung formale oder inhaltliche Fehler enthalten sind. Neben Überschreitungen festgelegter Fristen handelt es sich meist um nachfolgende Aspekte:
- Es werden Nachzahlungen für Positionen eingefordert, denen im Mietvertrag keine Vorauszahlungen gegenüberstehen. Sind diese nicht im Mietvertrag vereinbart, fallen sie unter den Begriff Inklusiv-Miete beziehungsweise Bruttomiete.
- Die Nebenkosten sind unangemessen hoch, weil leer stehende Wohnungen bei der Umlage keine Berücksichtigung fanden.
- Der Vermieter hat eine Rechnung, die umlagefähig ist, übersehen und nicht aufgelistet.
- Für die Abrechnung relevante Daten fehlen in der Nebenkostenabrechnung.
Angesichts der Fülle an vorkommenden Fehlern sollten Mieter ihre Nebenkostenabrechnungen sehr sorgfältig prüfen, obgleich in den seltensten Fällen den Vermietern Vorsatz zur Last gelegt werden kann. Es ist empfehlenswert, die Überprüfung zeitnah durchzuführen, weil ansonsten einzelne Kriterien nur noch schwer nachzuvollziehen sind und wichtige Fristen auslaufen.